Электронные счета фактуры (ЭСФ) не обязательно должны быть распечатаны на бумаге. Об этом сказано в письме от 13.01.16 № 03-03-06/1/259, выпущенном Минфином России специально для организаций и ИП, которые подключены к системам электронного документооборота.
Счет-фактура, как указано в п.1 ст. 169 НК РФ может быть составлен в электронном виде и (или) на бумаге. При составлении в электронном виде счет-фактура должен быть подписан квалифицированной электронной подписью, о чем сказано в п.6 ст. 169 НК РФ. Обмен электронными счетами-фактурами возможен при составлении договора с оператором электронного документооборота и наличии подключения к системе «Диадок» от СКБ Контур (или аналогичной системе электронного документооборота — ЭДО). В системе «Диадок», в отличие от других сервисов, имеется возможность неограниченно отправлять счета-фактуры контрагентам в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».
В приказе Минфина России от 25.04.11 № 50н описаны правила обмена электронными счетами-фактурами, причем в п.1.3 данного приказа указано, что участники системы электронного документооборота обязаны хранить вместе с электронными документами сертификат ключа подписи в течение срока хранения ЭСФ. Все электронные документы (счета-фактуры, подтверждения оператора ЭДО, извещения покупателей) должны храниться в порядке их выставления или получения за налоговый период.
В результате Министерство финансов делает вывод о том что электронные счета-фактуры можно хранить только в электронном виде без распечатывания на бумаге.
В письме ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ сказано: ЭСФ не нуждаются в распечатывании на бумаге, они хранятся в электронном виде.
Напомним, что согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок для хранения документов, которые необходимы для уплаты и исчисления налогов, равен четырем годам.
